13 août 2021

Numérisation des pratiques de travail innovante pour un SAAD

Le Réseau APA a mis en place depuis 2018 des équipes dites « autonomes » pour certains de leurs Service d’Aide et d’Accompagnement à Domicile (SAAD).

Fin 2020, Facilien a été choisi pour expérimenter l’usage de la plateforme APALIEN dans le contexte des équipes autonomes. Cette expérimentation vise tout particulièrement à utiliser les outils collaboratifs de la plateforme pour favoriser l’échange direct entre membres d’une équipe autonome.

Ainsi, l’expérimentation a débuté avec 5 équipes autonomes du secteur de Saint-Louis sur le premier semestre 2021.

Équipes autonomes : de quoi s’agit-il ?

Le Réseau APA a souhaité valoriser les métiers d’Auxiliaire de Vie Sociale (AVS) et d’Aide à Domicile (AD), tout en répondant aux demandes grandissantes des bénéficiaires. Entre autres en minimisant le nombre d’intervenants, ou en réduisant la fréquence des changements de plannings.

Il s’agit pour cela de donner aux professionnels de terrain davantage de moyens de responsabilité et d’autonomie pour vivre leur mission. Ainsi, les salariés peuvent accompagner leurs bénéficiaires de la manière la plus satisfaisante possible. De plus, cette réflexion est basée sur le principe très concret de « ceux qui savent sont ceux qui font ». En d’autres termes, considérer que lorsque l’on maîtrise l’organisation de son métier, sa motivation à le pratiquer est plus grande, les contraintes sont moins pesantes et l’estime de soi est exacerbée.

Les atouts de Facilien

Méthodologie

Facilien a évalué la situation et les besoins actuels des salariés. La numérisation des pratiques de travail s’est ainsi faite par l’expertise de nos équipes pour améliorer la gestion globale et la collaboration entre les salariés.

Nous avons créé des espaces dédiés au sein d’APALIEN et mis au point des outils complémentaires. Aucun outil n’est imposé aux salariés, ni aux gestionnaires. Au contraire, la démarche est réalisée selon une méthodologie inspirée du Design Thinking. Les outils sont produits en mode proto-typage pour apporter à l’expérimentation un caractère agile. Cet axe de travail permet également de pouvoir rapidement identifier ce qui fonctionne et ce qui est à améliorer.

Nous avons constitué un environnement professionnel pour :

  • accroître le sentiment d’appartenance du personnel,
  • développer de nouveaux accès aux systèmes d’information,
  • échanger des informations en temps réel grâce à des notifications sur les smartphones,
  • accéder à tous les documents officiels en un clic !

Solutions apportées

Les salariés utilisent désormais la voie numérique notamment pour les actions suivantes :

  • Gestion des congés : visualisation des congés de toute l’équipe, ce qui permet de rapidement prendre une décision de validation.
  • Gestion des formations : le système permet de visualiser sous format Excel, accessible par tous, le catalogue des formations. Chacun peut ainsi exprimer ses vœux de formation sur ce catalogue.
  • Gestion des nouvelles demandes d’intervention : lorsqu’un nouveau client se présente, chaque salarié peut se positionner quant à ses capacités à intervenir. Les échanges sont ainsi favoriser avec le CAAD et permet de réduire le temps de prise de décision, permettant au CAAD de contractualiser rapidement.
  • Check-lists et comptes rendus de réunion : Apalien permet à l’encadrement de mettre à disposition les check-lists et agenda de la prochaine réunion de chaque équipe. Lors de la réunion, les équipes complètent le document qui va devenir un compte-rendu. Cela se fait depuis un ordinateur, géré par l’un des membres de l’équipe.
  • Procédures : consulter à tout moment les règles des équipes autonomes et les bonnes pratiques dans l’exercice de leurs métiers.

Aussi, l’organisation et les outils générés par Facilien renforcent la communication et donc la collaboration entre les salariés. L’ensemble impulse la plus grande autonomie possible des équipes de terrain afin de diminuer la part de l’encadrement nécessaire au fonctionnement.

Résultats

Un gain de temps est observé pour les salariés et les gestionnaires d’équipes. Ces derniers sont à même de mieux suivre les sujets traités par les salariés, mieux communiquer et transmettre des informations. Les Conseillers d’Aide et d’Assistance à Domicile (CAAD) sont également à même de transmettre les nouvelles demandes de prestation aux équipes pour connaître leurs capacités à prendre une nouvelle prestation en charge et contractualiser au plus vite.

Formation aux nouveaux outils

Facilien a analysé, proposé et développé des outils permettant de faire évoluer l’organisation existante des équipes. Toutefois, notre rôle ne s’arrête pas là ! Nous accompagnons ces professionnels, tout au long du processus de transition digitale, en les formant aux différentes fonctionnalités. De plus, nous nous chargeons de l’installation sur les appareils utilisés (ordinateurs et mobiles).

Enfin, nos équipes effectuent un suivi régulier pour s’assurer que les solutions proposées correspondent toujours aux besoins des professionnels.

Prochaine étape

Cette expérimentation avec les équipes du secteur de Saint-Louis va se poursuivre en septembre et jusqu’à fin 2021, avec 15 équipes autonomes du Nord du Haut-Rhin.

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